В продолжение серии статей по вопросам, связанным с бухгалтерским учетом и налогообложением лизинговых операций у сторон лизинговой сделки, рассматриваем правила и документальное оформление управления транспортным средством, полученным по договору лизинга
Управление транспортным средством: документальное оформление и учет, потребность в путевых листах
Основными нормативными актами по использованию автотранспорта являются:
- Федеральный закон от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», который устанавливает правовые основы обеспечения безопасности дорожного движения на территории РФ
- Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», который регулирует отношения, возникающие при оказании услуг с использованием автомобильного транспорта.
Документы, необходимые для управления транспортным средством:
Для управления транспортным средством, полученным Вами по договору лизинга, необходимо иметь при себе следующие документы:
- Водительское удостоверение;
- Оригинал договора лизинга или заверенную копию;
- Свидетельство о регистрации ТС;
- Технический талон;
- Путевой лист
Когда и кому необходимо оформление путевого листа:
Основная задача оформления путевых листов — это регулирование перевозки грузов и пассажиров (Закон от 08.11.2007 №259-ФЗ).
Иными словами:
- Путевой лист на легковой автотранспорт, как контроль органами ГИБДД практически не применяется, так как для них важен собственник, и в угоне автомобиль или нет. Тем более правила оформления путевого листа.
- Путевой лист в случае возможного страхового случая, теоретически может потребоваться, но практически не применяется, так как документы как доказательная база страхового случая используются совершенно другие
- Путевой лист как первичный документ бухгалтерского и налогового учета подтверждает производственную направленность затрат (з/п водителя, стоимость ГСМ) на основании пробега авто и расхода топлива.
Для подтверждения расходов на арендованный (лизинговый) автомобиль, используемый в служебных целях, дополнительно можно использовать и другие документы, закрепив порядок их оформления в учетной политики или приказе. Например, это может быть маршрутный лист или отчет системы спутниковой сигнализации (Письмо УФНС от 09.07.2019 №16-15/116577@, Минтранса от 14.05.2019 №ДЗ/10239-ИС, Минфина от 16.06.2011 №03-03-06/1/354)
Из такого внутреннего документа должно быть понятно (п.1 ст.252 НК РФ):
- цель поездки
- километраж
- расход топлива
Формы путевых листов носят обязательный характер для организаций любых форм собственности. При этом, применять унифицированные формы путевых листов для целей бухгалтерского учета и налогообложения должны в обязательном порядке только автотранспортные организации. А организации, осуществляющие иные виды деятельности, по мнению чиновников, могут разработать свою форму путевого листа. В ней должны быть отражены все обязательные реквизиты, о которых говорится в Федеральном законе от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Минфин ввел новый федеральный стандарт бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (ФСБУ 27/2021). Соответствующий приказ от 16.04.2021 № 62н. Стандарт устанавливает требования к документам бухучета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов, за исключением организаций бюджетной сферы.
Перечень реквизитов и порядок их отражения, предусмотренные Приказом Минтранса России № 152 от 18.09.2008 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467 «О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утверждённые приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152» с 1 марта 2019 года утвержден новый порядок оформления.
Итак, в путевом листе должны быть следующие обязательные реквизиты:
- его наименование и номер;
- указание срока действия;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе.
Срок действия путевого листа
Допускается выдача любого путевого листа на день или срок, не превышающий одного месяца. Никаких условий при этом не оговаривается. Поэтому требуется срок действия путевого листа указывать в виде даты (число, месяц, год) или двух дат, начала и окончания срока действия, если путевой лист оформляется более чем на один день. Если рейсы совершаются в течение 1 дня, то путевой лист можно, выписывать на несколько рейсов. Но если их длительность превышает рабочий день, то каждый рейс оформляется отдельно.
Один путевой лист может быть выписан на более длительный срок только при условии , что ТС не возвращается в течение указанного в документе времени на парковку (стоянку) своего работодателя. Иными словами, при возврате его на стоянку ежедневно, путевые листы необходимы на каждый день.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.
Юридическое лицо должно указывать свое наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, индивидуальный предприниматель – ФИО, почтовый адрес (ранее домашний), номер телефона. В данном случае, вы путевых листах мы рекомендуем указывать в данной графе собственное наименование компании и делать ссылку на договор лизинга, на основании которого имущество получено в пользование.
Сведения о транспортном средстве.
Прежде всего, указывается тип транспортного средства и его модель. Причем тип транспортного средства должен быть отражен и в названии путевого листа, например: «Путевой лист легкового автомобиля». Если имеется прицеп или полуприцеп, указывается и его модель. Следует указывать государственный регистрационный знак, данные о пробеге (полный километраж), зафиксированные при выезде и возвращении.
Также отражается время выезда с места постоянной парковки и заезда обратно, причем если путевой лист выдан более чем на один день, то отмечаются не только часы, минуты, но и число, месяц, год. Данные о пробеге и времени выезда проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия, и заверяются их штампами или подписями. Таким образом, это необязательно должны быть механик или диспетчер, как указано в унифицированных формах.
При оформлении на одно ТС нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя:
- дата, время и показания одометра при выезде ТС с парковки проставляются в путевом листе водителя транспортного средства, который первым выезжает с парковки;
- дата, время и показания одометра при заезде ТС на парковку – в путевом листе водителя транспортного средства, который последним заезжает на парковку.
Сведения о водителе.
Разумеется, надо указывать ФИО водителя. Кроме того, фиксируются дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения пред рейсового и после рейсового медицинского осмотра водителя. Юридическим лицам придется найти место на унифицированных формах рядом с названной подписью для указания времени проведения осмотра. Кстати, эта подпись обязательно должна расшифровываться.
На одно и то же транспортное средство можно выдать более чем один путевой лист, если в течение срока его действия водители будут использовать транспортное средство поочередно (посменно). В этом случае дата, время и показания о пробеге при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания о пробеге при заезде транспортного средства на постоянную стоянку – в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.
Организация обязана учитывать оформленные путевые листы в журнале их регистрации. Храниться путевые листы должны не менее пяти лет. Это требование соответствует п. 1 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете.
Перечень реквизитов и порядок их отражения, предусмотренные Приказом Минтранса России № 152 от 18.09.2008«Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» , обязательны, но приказ разрешает размещать и дополнительные реквизиты, учитывающие особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Перечень внутренних документов компании
- Путевой лист
- Журнал учета движения путевых листов
- Приказ о лицах, допущенных к управлению транспортным средством
- Приказ об утверждении формы путевого листа
Прохождение предрейсового мед осмотра и тех. осмотра.
В соответствии с абзацем 3 пункта 3 статьи 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в отношении лиц, работающих в качестве водителей транспортных средств.
Обязательные предрейсовые медосмотры проводятся в отношении всех водителей ТС, а обязательные послерейсовые медосмотры — только водителей, работа которых связана с перевозками пассажиров или опасных грузов . Отметка врача, и отметка механика в путевом листе являются обязательными, что подтверждается п. 1 ст. 20 закона № 196-ФЗ. Цель таких осмотров — обеспечение безопасности дорожного движения юридическими лицами и ИП, деятельность которых связана с использованием ТС.
Поскольку закон обязывает провести оформление путевого листа, если нет механика и медика в штате,рекомендуем прибегнуть к услугам внештатных специалистов. Отметки о прохождении директором или бухгалтером медосмотра и о проведении техконтроля арендованного легкового автомобиля, который используются в служебных целях в документах, в т.ч. путевых листах проставлять не обязательно .
Хотите узнать больше или вам необходима персональная консультация по вопросам учета и налогообложения лизинга, мы ответим на любой ваш вопрос. Также вы можете приобрести литературу на данную тему, авторами которой являются наши эксперты