Разработка и внедрение системы бюджетирования

«План — ничто, планирование – все»
Эйзенхауэр

Бюджетирование (калька с английского budgeting — составлять смету, бюджет) — сегодня это пожалуй наиболее популярная и обсуждаемая методика регулярного менеджмента. При этом, бюджетное управление требует построения такой организационной структуры, которая обеспечивает формирование бюджетных параметров и оперативный контроль бюджетного процесса.Наличие каких-либо бюджетов еще не означает, что ими можно эффективно пользоваться, или что они реально «работают» в контуре управления предприятием.

Если в компании составляются бюджеты, то можно ли сказать, что там внедрена система бюджетирования (далее СБУ)?

Действительно, в одних компаниях все бюджетирование сводится к планированию и контролю движения денежных средств. В других реализована или реализуется наиболее комплексная версия СБУ, пронизывающая все фазы управленческого процесса и все основные функции компании. Вместе с тем практика показывает, что большинство компаний не готово сразу переходить на комплексную модель бюджетирования по ряду причин, поэтому встает вопрос выбора других моделей, которые позволят сфокусироваться на тех областях деятельности, которые требуют особенно пристального внимания со стороны управления. Причем работа над развитием и совершенствованием СБУ длится годами.

Имеет ли смысл заниматься внедрением системы бюджетирования, если в компании толком не поставлен управленческий учет?

Или сам факт внедрения этой технологии побуждает компанию привести учет в порядок? Концепция ERP и бюджетирования настолько связаны, что однозначного ответа на вопрос, как и на вопрос о первичности курицы и яйца, нет.

Когда внедрение системы бюджетного управления необходимо?

— В случае потери реального контроля над финансовыми потоками . Ощущение, что в управлении предприятием царит стихия, отсутствует регулярное планирование и контроль исполнения планов, предприятие развивается, все время несясь по краю пропасти;
— Снижение прибыльности бизнеса при увеличении оборота, невозможность четко запланировать работы, ресурсы, финансовый результат, ошибки в стратегических и тактических управленческих решениях;
— Компания переживает стадию быстрого роста, роста количества дивизионов, направлений деятельности, бизнес — единиц;
— Отставание организационной структуры от фазы развития компании, кризис лидерства;
— Ужесточение конкуренции, необходимость снижать издержки, оптимизировать портфель продукции;

Мы выделяем следующие основные принципы построения полноценной СБУ:

1.Бюджетирование – это система достижения целей компании.
С помощью этой технологии обеспечивается неразрывная связь стратегических целей компании с планами, направленными на их достижение, и обеспечивающими реализацию планов оперативными процессами.

2. Бюджетирование – это управление бизнесом.
Внедряя СБУ, компания внедряет систему планирования, организации, мотивации, контроля и анализа всех основных функций предприятия: коммерческой, финансовой, учетной, функции управления персоналом и других.

3. Бюджетирование осуществляется на регулярной основе.
Утвержденный план это только основа для продолжения работы по планированию. В условиях быстрорастущего рынка лизинга вполне справедливым является наблюдение, что всякий план устаревает в момент его утверждения. Причина этого в постоянном изменении условий и параметров, которые послжили основой для его подготовки. Меняется также наше понимание и оценка ситуации и возникает постоянная потребность вносить коррективы в разработанные планы. Именно в ходе планирования руководители всех уровней коллективно вырабатывает согласованные подходы к решению проблем, осмысливают стоящие перед ними задачи, оценивают ограничения, возможности и риски.

4. СБУ всегда разрабатывается исходя из первоочередных целей и задач, которые она должна решать, структуры бизнеса компании.
Зачастую необходимо проводить разарботку и запуск системы бюджетирования в сжатые сроки с тем, чтобы максимально быстро получить первые результаты, выражающиеся в повышении прозрачности формирования финансовых результатов и в повышении управляемости фирмой. Залогом оптимального соотношения затрат на постановку бюджетирования и получаемых экономических и организационных эффектов являеься выбор оптимальной модели бюджетного управления имеено на этапе постановки задачи.

5. Работы по внедрению СБУ должны быть целенаправленными и целесообразными.

6. Задачи СБУ, требования к ней, ее содержание, функциональность должны быть определены в начале, а не в конце проекта по ее разработке и внедрению.

7.СБУ не должна быть излишне громоздкой и дорогостоящей, сложной в эксплуатации.

8.Автоматизация системы бюджетирования, программное обеспечение настраивается и внедряется наиболее эффективно, когда содержание, методики, регламенты СБУ компании разработаны и освоены менеджерами компании.

Консалтинговое агентство Территория лизинга предлагает услугу по разработке и внедрению системы бюджетного управления лизинговой деятельности.

Услуга по постановке СБУ будет полезна как вновь создаваемым компаниям, так и компаниям, имеющим опыт работы на рынке лизинга, но стоящими перед вопросом реструктуризации существующей системы учета и ее автоматизации.
Перед началом проекта по автоматизации СБУ рекомендуем провести Аудит существующей системы бюджетирования.
Наши специалисты осуществят постановку СБУ, окажут содействие на этапе автоматизации учета в Вашей компании, включая:
— разработку методики СБУ,
— внесение изменений в уже существующую методику СБУ,
— выбор необходимого для поставленных целей программного обеспечения,
— участие в настройке программного обеспечения под разработанную методологию,
— последующее методологическое сопровождение.

Основой для построения и дальнейшего функционирования СБУ лизинговой деятельности являются графики лизинговых платежей (далее ГЛП). Мы готовы предложить разработанную Методологию и инструкцию по расчету и пересчету ГЛП в соответствии с основными факторами, влияющими на их изменение.

Точная длительность проекта по постановке и внедрению СБУ определяется исходя из особенностей бизнеса компании, поставленных задач и объема работ.

Проект по постановке управленческого учета осуществляется в следующем порядке:

Этап №1.

На данном этапе осуществляется организация работ по проекту, определение функциональных возможностей СБУ, обследование и диагностика, анализ проблем и потребностей.
Процесс обследования или диагностики существующей СБУ и разработка концепции какой она должна быть включает в себя :
1.Описание существующей методики оперативного планирования ( составления операционных планов и итоговых бюджетов), определение периода планирования, применяемого в компании
2.Анализ соответствия методики планирования и методики формированию управленческой отчетности по фактическому исполнению планов и бюджетов
3. Описание методики планирования доходов и расходов, движения денежных средств, баланса и т.д.

Также на данном этапе проводится:
4. Экспертиза существующей IT – инфраструктуры (каналы связи, оборудование и т.д.),
5. Исследование информационных потоков.

Этап №2.

На данном этапе осуществляются мероприятия необходимые для создания СБУ, ее концепции, методики и последовательности.

Этап предусматривает:
1. Стратегический анализ: выявление структуры целей и потенциала организации,особенностей, закономерностей и тенденций ее развития;
2. Установление центров ответственности и центров затрат;
3. Разграничение полномочий органов управления;
4. Составление структуры организации в соответствии со стратегией;
5. Описание бизнес-процессов и информационных потоков;
6. Формирование финансовой структуры и разработка Положения о финансовой структуре;
7.Описание набора показателей необходимых для составления бюджетов, определение последовательности формирования операционных планов, определение уровней бюджетного процесса по подразделениями (ЦФО);
8.Разработка состава, содержания планово — бюджетных форм для центров финансовой ответственности (далее ЦФО), проектов, продуктов;
9.Разработка системы финансового планирования, методик формирования финансовых бюджетов по ЦФО, сводного финансового плана компании, описание порядка консолидации операционных планов финансовой ответственности в бюджеты компании, разработка Положения о бюжетировании;
10.Разработка системы управленческой отчетности, системы контроля в рамках СБУ, определение аналитических разрезов бухгалтерского и управленческого учета необходимых для эффективного контроля за исполнением бюджетов;
11.Разработка регламентов работ, управленческих процессов в рамках СБУ;
12.Р.Разработка организационно — регламентирующих документов: положений, методик, регламентов;

В случае если проект разработки внедрения СБУ является частью проекта автоматизации подбирается подходящий программный продукт.
При этом, программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, адекватной ценой и что наиболее важно – удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.
Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. В процессе разработки системы обычно принимаются решения об изменение того или иного функционала системы либо определенной процедуры или алгоритма, либо изменение элементов справочника или отчетных форм.

Этап №3.

На данном этапе осуществляет опытная эксплуатация, методологическая поддержка.
В случае, если проект постановки управленческого учета является частью проекта автоматизации, этап предусматривает сопровождение, контроль внедрения автоматизированной системы , методологическая помощь и консультации.