Разработка и внедрение системы бюджетирования

Консалтинг

Бюджетирование (budgeting — составлять смету, бюджет) — сегодня это пожалуй наиболее популярная и обсуждаемая методика регулярного менеджмента. При этом, бюджетное управление требует построения такой организационной структуры, которая обеспечивает формирование бюджетных параметров и оперативный контроль бюджетного процесса.Наличие каких-либо бюджетов еще не означает, что ими можно эффективно пользоваться, или что они реально «работают» в контуре управления предприятием.

Если в компании составляются бюджеты, то можно ли сказать, что там внедрена система бюджетирования?

Действительно, в одних компаниях все бюджетирование сводится к планированию и контролю движения денежных средств. В других реализована или реализуется наиболее комплексная версия, пронизывающая все фазы управленческого процесса и все основные функции компании. Вместе с тем практика показывает, что большинство компаний не готово сразу переходить на комплексную модель бюджетирования по ряду причин, поэтому встает вопрос выбора других моделей, которые позволят сфокусироваться на тех областях деятельности, которые требуют особенно пристального внимания со стороны управления. Причем работа над развитием и совершенствованием системы длится годами.

Когда внедрение системы бюджетного управления необходимо?

В случае потери реального контроля над финансовыми потоками . Ощущение, что в управлении предприятием царит стихия, отсутствует регулярное планирование и контроль исполнения планов, предприятие развивается, все время несясь по краю пропасти;
Снижение прибыльности бизнеса при увеличении оборота, невозможность четко запланировать работы, ресурсы, финансовый результат, ошибки в стратегических и тактических управленческих решениях;
Компания переживает стадию быстрого роста, роста количества дивизионов, направлений деятельности, бизнес — единиц;
Отставание организационной структуры от фазы развития компании, кризис лидерства;
Ужесточение конкуренции, необходимость снижать издержки, оптимизировать портфель продукции.

Принципы построения полноценной системы бюджетирования:

Бюджетирование – это система достижения целей компании.
С помощью этой технологии обеспечивается неразрывная связь стратегических целей компании с планами, направленными на их достижение, и обеспечивающими реализацию планов оперативными процессами.
Бюджетирование – это управление бизнесом.
Внедряя систему бюджетирования, компания внедряет систему планирования, организации, мотивации, контроля и анализа всех основных функций предприятия: коммерческой, финансовой, учетной, функции управления персоналом и других.
Бюджетирование осуществляется на регулярной основе.
Утвержденный план это только основа для продолжения работы по планированию. В условиях быстрорастущего рынка вполне справедливым является наблюдение, что всякий план устаревает в момент его утверждения. Причина этого в постоянном изменении условий и параметров, которые послужили основой для его подготовки. Именно в ходе планирования руководители всех уровней коллективно вырабатывает согласованные подходы к решению проблем, осмысливают стоящие перед ними задачи, оценивают ограничения, возможности и риски.
Система бюджетирования всегда разрабатывается исходя из первоочередных целей и задач, которые она должна решать, структуры бизнеса компании.
Зачастую необходимо проводить разработку и запуск системы бюджетирования в сжатые сроки с тем, чтобы максимально быстро получить первые результаты, выражающиеся в повышении прозрачности формирования финансовых результатов и в повышении управляемости компанией. Залогом оптимального соотношения затрат на постановку бюджетирования и получаемых экономических и организационных эффектов является выбор оптимальной модели бюджетного управления именно на этапе постановки задачи.
Работы по внедрению системы бюджетирования должны быть целенаправленными и целесообразными.
Задачи, требования к ней, ее содержание, функциональность должны быть определены в начале, а не в конце проекта по ее разработке и внедрению.
Система бюджетирования не должна быть излишне громоздкой и дорогостоящей, сложной в эксплуатации.
Автоматизация системы бюджетирования, программное обеспечение настраивается и внедряется наиболее эффективно, когда содержание, методики, регламенты разработаны и освоены менеджерами компании.

Постановка системы бюджетирования будет полезна как вновь создаваемым компаниям, так и компаниям, имеющим опыт работы на рынке, но стоящими перед вопросом реструктуризации существующей системы учета и ее автоматизации.
Перед началом проекта рекомендуем провести Аудит существующей системы бюджетирования.

Наши специалисты осуществят постановку системы бюжетирования, окажут содействие на этапе автоматизации учета в Вашей компании, включая:

разработку методики;
внесение изменений в уже существующую методику;
выбор необходимого для поставленных целей программного обеспечения;
участие в настройке программного обеспечения под разработанную методологию;
последующее методологическое сопровождение.

Точная длительность проекта определяется исходя из особенностей бизнеса компании, поставленных задач и объема работ.

Этапы проекта:

Этап №1

На данном этапе осуществляется организация работ по проекту, определение функциональных возможностей системы бюжетирования, обследование и диагностика, анализ проблем и потребностей.
Процесс обследования или диагностики существующей системы и разработка концепции какой она должна быть включает в себя :

Описание существующей методики оперативного планирования ( составления операционных планов и итоговых бюджетов), определение периода планирования, применяемого в компании;
Анализ соответствия методики планирования и методики формированию управленческой отчетности по фактическому исполнению планов и бюджетов;
Описание методики планирования доходов и расходов, движения денежных средств, баланса и т.д.;
Экспертиза существующей IT – инфраструктуры (каналы связи, оборудование и т.д.);
Исследование информационных потоков.

Этап №2

На данном этапе осуществляются мероприятия необходимые для создания системы, ее концепции, методики и последовательности.

Этап предусматривает:

Стратегический анализ: выявление структуры целей и потенциала организации,особенностей, закономерностей и тенденций ее развития;
Определение центров ответственности и центров затрат;
Разграничение полномочий органов управления;
Составление структуры организации в соответствии со стратегией;
Описание бизнес-процессов и информационных потоков;
Формирование финансовой структуры и разработка Положения о финансовой структуре;
Описание набора показателей необходимых для составления бюджетов, определение последовательности формирования операционных планов, определение уровней бюджетного процесса по подразделениями (ЦФО);
Разработка состава, содержания планово — бюджетных форм для центров финансовой ответственности (далее ЦФО), проектов, продуктов;
Разработка системы финансового планирования, методик формирования финансовых бюджетов по ЦФО, сводного финансового плана компании, описание порядка консолидации операционных планов финансовой ответственности в бюджеты компании, разработка Положения о бюжетировании;
Разработка системы управленческой отчетности, системы контроля в рамках СБУ, определение аналитических разрезов бухгалтерского и управленческого учета необходимых для эффективного контроля за исполнением бюджетов;
Разработка регламентов работ, управленческих процессов в рамках СБУ;
Разработка организационно — регламентирующих документов: положений, методик, регламентов;

В случае если проект является частью проекта автоматизации подбирается подходящий программный продукт.
При этом, программный продукт должен обладать достаточной функциональностью для решения поставленных задач, адекватной ценой и что наиболее важно – удобством работы пользователей в системе, простотой в настройке системы и невысокой стоимостью технической поддержки системы.
Очень часто разработка технического задания происходит параллельно с настройкой системы. В процессе разработки системы обычно принимаются решения об изменение того или иного функционала системы либо определенной процедуры или алгоритма, либо изменение элементов справочника или отчетных форм.

Этап №3

На данном этапе осуществляет опытная эксплуатация, методологическая поддержка.
В случае, если проект постановки управленческого учета является частью проекта автоматизации, этап предусматривает сопровождение, контроль внедрения автоматизированной системы , методологическая помощь и консультации.